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Ablauf / Buchhaltung

Vom Beleg bis zur bestätigten Zahlung

  1. PostfachEingangPostfachRechnungen, die per Mail kommen.
    HandyEingangHandyEin Foto vom Papierbeleg.
    KundenportalEingangKundenportalRechnungen als Download aus Kundenportalen.
  2. ErkennenSchritt 01ErkennenAbsender, Datum und Betrag werden gelesen – auch in Fremdwährung.
  3. Eigener Server
    AblegenSchritt 02AblegenDer Beleg landet sortiert im Archiv.
    ErfassenSchritt 03ErfassenAls Ausgabe im Rechnungsprogramm.
    KundenSchritt 04KundenNeue Kunden legt der Server selbst an, zum Beispiel aus E-Mails.
    RechnungenSchritt 05RechnungenRechnungen gehen per Mail an den Kunden – bei Bedarf mit Zahlungserinnerung.
  4. NachfragenSchritt 06NachfragenIst eine Rechnung noch offen – an Kunden oder von Lieferanten –, kommt eine kurze Rückfrage zur Zahlung.
  5. BestätigenMenschSchritt 07BestätigenEin Klick – die Entscheidung bleibt beim Menschen.
FehlerwegLäuft immer mitFehlerwegHakt etwas, meldet sich der Ablauf, statt still zu scheitern.
MonatsanfangLäuft immer mitMonatsanfangEine Übersicht kommt von selbst.
Ablauf / BuchhaltungSo läuft es im eigenen Betrieb. Fahr über einen Schritt.Tippe auf einen Schritt.
Prozesse & Automation×

Beispiel: Buchhaltung

Wie meine eigene Buchhaltung heute läuft – vom Beleg im Postfach bis zur bestätigten Zahlung.

Vorher
Belege von Hand sammeln, ablegen und abtippen
Heute
Ablage, Erfassung und Rechnungen laufen automatisch
Aufbau
Grundgerüst in zwei Tagen
Entscheidung
bleibt bei mir – der Ablauf fragt nach

Der gleiche Ansatz passt überall, wo Belege, Anfragen oder Aufträge aus vielen Richtungen kommen.

Mehr dazu

Ausgangslage

Rechnungen kamen per E-Mail, als Foto vom Handy oder als Download aus Kundenportalen. Alles musste gesammelt, abgelegt und übertragen werden – und ob eine Zahlung eingegangen war, musste ich jedes Mal selbst nachsehen.

Lösung

Rechnungsprogramm und Belegarchiv laufen auf meinem eigenen Server und sind über Workflows verbunden. Statt eines großen ERP-Systems deckt eine schlanke Lösung genau das ab, was gebraucht wird.

Ergebnis
  • Belege werden automatisch erkannt, abgelegt und als Ausgabe erfasst – auch in Fremdwährung.
  • Bei offenen Rechnungen kommt eine kurze Rückfrage; bestätigt ist mit einem Klick.
  • Rechnungen und Zahlungserinnerungen gehen per Mail raus; neue Kunden legt der Server selbst an.
  • Fehler melden sich von selbst, und am Monatsanfang kommt eine Übersicht.

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Mehr zu diesem Ansatz – Prozesse & Automation Wenn Kunden, Aufträge und Belege zusammenhängen sollen – Daten, CRM & ERP Wie alles zusammenhängt – Beispiel: DudeOS
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